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查看或更改 Office 文件的属性

发布于 2019-08-08 字数 12838 浏览 925 评论 0

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文档属性也称为元数据 (元数据:用于说明其他数据的数据。例如,文档中的文字是数据,而字数便是元数据。),是有关描述或标识文件的详细信息。文档属性包括标识文档主题或内容的详细信息,如标题、作者姓名、主题和关键字。

如果包括了文件的文档属性,以后就可以轻鬆地组织和标识文档。此外,还可以基于文档属性搜索文档。

您要做什么?

了解有关文档属性的详细信息

查看和更改当前文档的属性

查看和创建文档的自定义属性

在打开或保存文件时查看文档属性

了解有关文档属性的详细信息

文档属性类型

文档属性有五种类型:

  • 标準属性 默认情况下,Microsoft Office 文档与一组标準属性(如作者、标题和主题等)相关。您可以为这些属性指定自己的文本值以便更容易地组织和标识文档。例如,在 Word 中,可以使用「关键字」属性向销售文件添加关键字客户。然后,您可以搜索包含该关键字的所有销售文件。
  • 自动更新属性 这些属性包括文件系统属性(例如文件大小、文件创建日期或上次更改日期)和 Office 程序为您维护的统计信息(例如文档中的字数或字符数)。您不能指定或更改自动更新属性。

    可以使用自动更新属性标识或查找文档。例如,可以搜索在 2005 年 8 月 3 日以后创建的所有文件,或搜索昨天最后更改的所有文件。

  • 自定义属性 可以为 Office 文档定义附加的自定义属性。可以向自定义属性分配文本、时间或数值,也可以向这些属性分配值「是」或「否」。可以从推荐名称列表中进行选择,也可以定义您自己的属性。
  • 组织属性 如果您的组织自定义了「文档信息面板」,则这些与您文档相关的文档属性可能是特定于您的组织的。
  • 文档库属性 这些属性与网站或公共文件夹的文档库 (文档库:在其中共享文件集合的文件夹,这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联,这些信息显示在为该库列出的内容中。)中的文档相关。当您创建一个新文档库时,可以定义一个或多个文档库属性并对这些属性值设置规则。向文档库中添加文档时,系统会提示您包含所需任何属性的值或更新任何不正确的属性。例如,一个收集产品意见的文档库可能会提示用户为「提交者」、「日期」、「类别」和「说明」等属性输入相应的值。当打开 Word 2010、Excel 2010 或 PowerPoint 2010 的文档库中的文档时,可以在「文档信息面板」中编辑和更新这些文档库属性。

查看和更改当前文档的属性

您使用的是哪种 Microsoft Office 2010 程序?

Access

Excel

PowerPoint

Project

Publisher

Visio

Word

Access

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」。
  3. 单击「查看和编辑数据库属性」。
  4. 在「文档属性」对话框中,单击选项卡以选择要查看或更新的属性。

     注释 
      如果您的组织自定义了「文档信息面板」,或者您要查看其属性的文档保存在文档库 (文档库:在其中共享文件集合的文件夹,这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联,这些信息显示在为该库列出的内容中。)或文档管理服务器中,则系统可能会显示其他文档属性视图。

  5. 单击「确定」。系统将自动保存所做的任何更改。
  6. 再次单击「文件」选项卡,返回到文件。

Excel

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」以查看工作簿属性。
  3. 若要添加或更改属性,请将指针悬停在要更新的属性上方,然后输入信息。
  4. 再次单击「文件」选项卡,返回到工作簿。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

  • 若要查看更多属性,请单击「显示所有属性」。若要查看较少的属性,请单击「显示更少属性」。
  • 若要查看工作簿内部某个面板中的属性,请单击「属性」,然后选择「显示文档面板」。
  • 若要查看自定义属性,请单击「属性」,然后选择「高级属性」。若要了解有关自定义属性的更多信息,请参阅查看或创建文件的自定义属性。
  • 如果您的组织自定义了「文档信息面板」,或者您要查看其属性的文档保存在文档库 (文档库:在其中共享文件集合的文件夹,这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联,这些信息显示在为该库列出的内容中。)或文档管理服务器中,则系统可能会显示其他文档属性视图。

PowerPoint

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」以查看演示文稿属性。
  3. 若要添加或更改属性,请将指针悬停在要更新的属性上方,然后输入信息。
  4. 再次单击「文件」选项卡,返回到演示文稿。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

  • 若要查看更多属性,请单击「显示所有属性」。若要查看较少的属性,请单击「显示更少属性」。
  • 若要查看演示文稿内部某个面板中的属性,请单击「属性」,然后选择「显示文档面板」。
  • 若要查看自定义属性,请单击「属性」,然后选择「高级属性」。若要了解有关自定义属性的更多信息,请参阅查看或创建文件的自定义属性。
  • 如果您的组织自定义了「文档信息面板」,或者您要查看其属性的文档保存在文档库 (文档库:在其中共享文件集合的文件夹,这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联,这些信息显示在为该库列出的内容中。)或文档管理服务器中,则系统可能会显示其他文档属性视图。

Project

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」以查看项目属性。
  3. 若要添加或更改属性,请将指针悬停在要更新的属性上方,然后输入信息。
  4. 再次单击「文件」选项卡,返回到项目。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

  • 若要查看自定义属性,请单击「项目信息」,然后选择「高级属性」。若要了解有关自定义属性的更多信息,请参阅查看或创建文件的自定义属性。
  • 若要查看项目统计,请单击「项目信息」,然后选择「项目统计」。
  • 如果您的组织自定义了「文档信息面板」,或者您要查看其属性的文档保存在文档库 (文档库:在其中共享文件集合的文件夹,这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联,这些信息显示在为该库列出的内容中。)或文档管理服务器中,则系统可能会显示其他文档属性视图。

Publisher

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」以查看属性。
  3. 若要添加或更改属性,请将指针悬停在要更新的属性上方,然后输入信息。
  4. 再次单击「文件」选项卡,返回到出版物。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

  • 若要查看自定义属性,请单击「出版属性」,然后选择「高级属性」。若要了解有关自定义属性的更多信息,请参阅查看或创建文件的自定义属性。
  • 如果您的组织自定义了「文档信息面板」,或者您要查看其属性的文档保存在文档库 (文档库:在其中共享文件集合的文件夹,这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联,这些信息显示在为该库列出的内容中。)或文档管理服务器中,则系统可能会显示其他文档属性视图。

Visio

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」以查看属性。
  3. 若要添加或更改属性,请将指针悬停在要更新的属性上方,然后输入信息。
  4. 再次单击「文件」选项卡,返回到出版物。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

  • 若要查看自定义属性,请单击「属性」,然后选择「高级属性」。若要了解有关自定义属性的更多信息,请参阅查看或创建文件的自定义属性。
  • 若要添加相关文档的链接,请单击「相关文档」,然后选择「添加相关文档的链接」。
  • 如果您的组织自定义了「文档信息面板」,或者您要查看其属性的文档保存在文档库 (文档库:在其中共享文件集合的文件夹,这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联,这些信息显示在为该库列出的内容中。)或文档管理服务器中,则系统可能会显示其他文档属性视图。

Word

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」以查看文档属性。
  3. 若要添加或更改属性,请将指针悬停在要更新的属性上方,然后输入信息。
  4. 再次单击「文件」选项卡,返回到文档。系统将自动保存所做的任何更改。

 注释 

  • 若要查看更多属性,请单击「显示所有属性」。若要查看较少的属性,请单击「显示更少属性」。
  • 若要查看工作簿内部某个面板中的属性,请单击「属性」,然后选择「显示文档面板」。
  • 若要查看自定义属性,请单击「属性」,然后选择「高级属性」。若要了解有关自定义属性的更多信息,请参阅查看或创建文件的自定义属性。
  • 如果您的组织自定义了「文档信息面板」,或者您要查看其属性的文档保存在文档库 (文档库:在其中共享文件集合的文件夹,这些文件通常使用同一个模板。库中的每个文件都与用户定义的信息相关联,这些信息显示在为该库列出的内容中。)或文档管理服务器中,则系统可能会显示其他文档属性视图。

查看或创建文档的自定义属性

自定义属性是您为 Office 文档定义的属性。可以向自定义属性分配文本、时间或数值,也可以向这些属性分配值「是」或「否」。可以从推荐名称列表中进行选择,也可以定义您自己的属性。

您使用的是哪种程序?

Access

Excel

PowerPoint

Project

Publisher

Visio

Word

Access

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「查看和编辑数据库属性」。
  3. 单击「自定义」选项卡。
  4. 在「名称」框中,为自定义属性键入一个名称,或从列表中选择一个名称。
  5. 在「类型」列表中,选择要添加的属性的数据类型。
  6. 在「取值」框中,为该属性键入一个值。所键入的值必须与「类型」列表中的选项相匹配。例如,如果在「类型」列表中选择了「数字」,则必须在「取值」框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
  7. 单击「添加」,然后单击「确定」。
  8. 再次单击「文件」选项卡,返回到文件。

Excel

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」。
  3. 单击「属性」,然后选择「高级属性」。
  4. 单击「自定义」选项卡。
    • 在「名称」框中,为自定义属性键入一个名称,或从列表中选择一个名称。
    • 在「类型」列表中,选择要添加的属性的数据类型。
    • 在「取值」框中,为该属性键入一个值。所键入的值必须与「类型」列表中的选项相匹配。例如,如果在「类型」列表中选择了「数字」,则必须在「取值」框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
  5. 单击「添加」,然后单击「确定」。
  6. 再次单击「文件」选项卡,返回到工作簿。

PowerPoint

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」。
  3. 单击「属性」,然后选择「高级属性」。
  4. 单击「自定义」选项卡。
    • 在「名称」框中,为自定义属性键入一个名称,或从列表中选择一个名称。
    • 在「类型」列表中,选择要添加的属性的数据类型。
    • 在「取值」框中,为该属性键入一个值。所键入的值必须与「类型」列表中的选项相匹配。例如,如果在「类型」列表中选择了「数字」,则必须在「取值」框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
  5. 单击「添加」,然后单击「确定」。
  6. 再次单击「文件」选项卡,返回到演示文稿。

Project

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」。
  3. 单击「项目信息」,然后选择「高级属性」。
  4. 单击「自定义」选项卡。
    • 在「名称」框中,为自定义属性键入一个名称,或从列表中选择一个名称。
    • 在「类型」列表中,选择要添加的属性的数据类型。
    • 在「取值」框中,为该属性键入一个值。所键入的值必须与「类型」列表中的选项相匹配。例如,如果在「类型」列表中选择了「数字」,则必须在「取值」框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
  5. 单击「添加」,然后单击「确定」。
  6. 再次单击「文件」选项卡,返回到项目。

Publisher

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」。
  3. 单击「出版属性」,然后选择「高级属性」。
  4. 单击「自定义」选项卡。
    • 在「名称」框中,为自定义属性键入一个名称,或从列表中选择一个名称。
    • 在「类型」列表中,选择要添加的属性的数据类型。
    • 在「取值」框中,为该属性键入一个值。所键入的值必须与「类型」列表中的选项相匹配。例如,如果在「类型」列表中选择了「数字」,则必须在「取值」框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
  5. 再次单击「文件」选项卡,返回到出版物。

Visio

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」。
  3. 单击「属性」,然后选择「高级属性」。
  4. 单击「自定义」选项卡。
    • 在「名称」框中,为自定义属性键入一个名称,或从列表中选择一个名称。
    • 在「类型」列表中,选择要添加的属性的数据类型。
    • 在「取值」框中,为该属性键入一个值。所键入的值必须与「类型」列表中的选项相匹配。例如,如果在「类型」列表中选择了「数字」,则必须在「取值」框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
  5. 再次单击「文件」选项卡,返回到图形。

Word

  1. 单击「文件」选项卡。
  2. 单击「信息」。
  3. 单击「属性」,然后选择「高级属性」。
  4. 单击「自定义」选项卡。
    • 在「名称」框中,为自定义属性键入一个名称,或从列表中选择一个名称。
    • 在「类型」列表中,选择要添加的属性的数据类型。
    • 在「取值」框中,为该属性键入一个值。所键入的值必须与「类型」列表中的选项相匹配。例如,如果在「类型」列表中选择了「数字」,则必须在「取值」框中键入一个数字。与属性类型不匹配的值将会存储为文本。
  5. 再次单击「文件」选项卡,返回到文档。

在打开或保存文件时查看文档属性

可以在「打开」对话框或「另存为」对话框中查看文件的文档属性。

  1. 在「打开」对话框或「另存为」对话框中,选择要查看其属性的文档。
  2. 单击「视图」旁边的箭头,然后执行下列操作之一:
    • 要查看文件大小和上次更改日期等属性,请单击「详细信息」。
    • 要查看所有文档的属性,请单击「属性」。

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