在 Office 文件中添加或删除数字签名 - EXCEL 2010 中文帮助文档

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在 Office 文件中添加或删除数字签名

发布于 2019-08-08 字数 7948 浏览 1046 评论 0

Excel > 安全和隐私在 Office 文件中添加或删除数字签名

本主题介绍数字签名(也称为数字标识)、它们的用途以及它们在 Microsoft Office 2010 的 Word、Excel 和 PowerPoint 中的用法。

 注释 
  不能在 Microsoft Excel Starter 2010 或 Microsoft Word Starter 2010 中创建或删除数字签名。

本文内容

Word 和 Excel 中的签名行

在 Word 或 Excel 中创建签名行

签署 Word 或 Excel 中的签名行

从 Word 或 Excel 中删除数字签名

Word、Excel 或 PowerPoint 中不可见的数字签名

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中添加不可见的数字签名

从 Word、Excel 或 PowerPoint 中删除不可见的数字签名

什么是数字签名?

Word 和 Excel 中的签名行

签名行看上去类似于打印文档中可能出现的典型签名佔位符。但是,它的使用方式不同。向 Office 文件中插入签名行时,作者可以指定有关预期签名人的信息以及向签名人提供说明。将文件的电子副本发送给预期签名人后,此人会看到签名行和请求其签名的通知。签名人可以:

  • 键入签名,
  • 选择签名的数字图像,或者
  • 使用 Tablet PC 的墨迹功能手写签名。

签名人向文档中添加签名的可见表示形式时,同时也会添加用于验证签名人身份的数字签名。

要点  经过数字签名的文档会变为只读以防止修改。

下图显示的是消息栏,提示您已签名的文档处于只读模式。

消息栏上的「标记为最终状态」

通过数字签名减少风险

通过在 Office 2010 文件中使用签名行,组织可以减少使用电子交易时所带来的风险,简化合同或其他协议的书面流程。数字签名提供了签名内容的确切记录,而且可以让人们在以后进行验证。

当签名人向文档中添加可见签名时,将在验证身份的同时添加数字签名。对文档进行数字签名后,文档会变为只读以防止修改。

在 Word 或 Excel 中创建签名行

  1. 在文档或工作表中,将指针置于要创建签名行的位置。
  2. 在「插入」选项卡上的「文本」组中,单击「签名行」列表,然后单击「Microsoft Office 签名行」。
  3. 在「签名设置」对话框中,键入将显示在签名行下面的信息:
    • 建议的签名人 签名人的全名。
    • 建议的签名人职务 签名人的职务(如果有)。
    • 建议的签名人电子邮件地址 签名人的电子邮件地址(如果需要)。
    • 签名人说明 为签名人添加说明。
    • 允许签名人在「签署」对话框中添加注释 允许签名人键入签名目的。
    • 在签名行中显示签署日期 签名日期将随签名一起显示。
  4. 单击「确定」。

下图显示的是「签名设置」对话框。

「签名详细信息」对话框

提示  若要添加其他签名行,请重複这些步骤。

 注释 
  如果文档仍未经过签名,则会出现「签名」消息栏。单击「查看签名」按钮,完成签名过程。或者,在该栏上单击链接以转到「Microsoft Backstage 视图」,了解有关本文档的权限、分发和版本的详细信息。

下图显示的是消息栏上的「查看签名」按钮。

包含未签名文档的「签名」消息栏

签署 Word 或 Excel 中的签名行

签署签名行时,将添加您的签名的可见形式和一个数字签名。

未签名的签名行

  1. 在文件中,右键单击签名行。
  2.  注释 
      如果文件在受保护的视图中打开且来源可靠,请单击「仍然编辑」。

  3. 从菜单中选择「签名」。
    • 若要添加签名的打印版本,请在「X」旁边的框中键入姓名。
    • 签名行

    • 若要为手写签名选择图像,请单击「选择图像」。在「选择签名图像」对话框中,找到签名图像文件所在的位置,选择所需的文件,然后单击「选择」。
    •  注释 

      如果用户使用的是中文(繁体或简体)、朝鲜语或日语版本,将出现「图章签名行」选项。

      此外,还可以通过双击签名行,对签名行进行签名。在「X」旁键入您的姓名。或者,在「签名」窗格的「请求的签名」部分,单击签名旁的箭头。从菜单中选择「签名」。

    • 若要添加手写签名(仅限 Tablet PC 用户),请使用墨迹功能在「X」旁边的框中籤署您的名字。
    • 单击「签名」。
    • 此时红色「签名」按钮会显示在文档或工作表的底部。

下图显示「签名」按钮。

红色「签名」按钮

从 Word 或 Excel 中删除数字签名

  1. 打开包含要删除的可见签名的文档或工作表。
  2. 右键单击签名行。
  3. 从菜单中选择「删除签名」。
  4. 单击「是」。

 注释 
  此外,还可以删除签名,方法是在「签名」窗格中单击签名旁的箭头。从菜单中选择「删除签名」。

Word、Excel 或 PowerPoint 中不可见的数字签名

不可见的数字签名(如不可见数字签名行)可确保文档的真实性、完整性和来源。可以向 Word 文档、Excel 工作簿和 PowerPoint 演示文稿中添加不可见的数字签名。

已签名文档的底部会出现「签名」按钮。此外,对于已签名的文档,签名信息会显示在「Backstage 视图」的「信息」部分中。

在 Word、Excel 或 PowerPoint 中添加不可见的数字签名

若要保护文档内容的真实性,可以添加不可见的数字签名。已签名文档的底部会出现「签名」按钮。此外,对于已签名的文档,签名信息会显示在「Backstage 视图」的「信息」部分中。

  1. 单击「文件」选项卡。此时将显示「Backstage 视图」。
  2. 单击「信息」。
  3. 在「权限」部分,单击「保护文档」、「保护工作簿」或「保护演示文稿」。
  4. 从菜单中选择「添加数字签名」。
  5. 阅读 Microsoft Word、Excel 或 PowerPoint 中显示的消息,然后单击「确定」。
  6. 在「签名」对话框上的「签署此文档的目的」框中,键入目的。
  7. 单击「签名」。

在对文件进行数字签名后,将出现「签名」按钮,并且文件会变为只读以防止修改。

下图显示的是「保护文档」选项。

带有选项的「保护文档」按钮

从 Word、Excel 或 PowerPoint 中删除不可见的数字签名

  1. 打开包含要删除的不可见签名的文档、工作表或演示文稿。
  2. 单击「文件」选项卡。此时将显示「Backstage 视图」。
  3. 单击「信息」。
  4. 单击「查看签名」。
  5. 将重现文档、工作表或演示文稿视图,并出现「签名」窗格。
  6. 单击签名名称旁边的箭头。
  7. 从菜单中选择「删除签名」。
  8. 单击「是」。

什么是数字签名?

数字签名是电子邮件、宏或电子文档等数字信息上的一种经过加密的电子身份验证戳。签名用于确认宏或文档来自签名人且未经更改。

签名证书和证书颁发机构

签名证书 若要创建数字签名,您必须具有用于证实身份的签名证书。当您发送经过数字签名的宏或文档时,证书和公钥也会随之一起发送。证书由证书颁发机构颁发,与驾驶执照类似,也可以被吊销。证书的有效期通常为一年,超过此时间后,签名人必须续订或获取新的签名证书才能确认身份。

 注释 
  在这篇 MSDN 文章中,可了解有关公钥和私钥 (英文)的详细信息。

证书颁发机构 (CA) 证书颁发机构是一个类似公证人的实体。它可以颁发数字证书,对证书进行签名以验证其有效性,以及跟蹤已吊销或过期的证书。Microsoft Office 通过 Office 市场 – 数字签名提供了用于获取证书的多种解决方案。

数字签名保证

  • 真实性 确认签名人的身份属实。
  • 完整性 内容在经过数字签名后未被更改或篡改。
  • 不可否认性 向所有相关方证明已签名内容的来源。「否认性」指签名人否认与签署内容有任何关係的行为。
  • 公证性 在某些情况下,Microsoft Word 2010、Excel 2010 或 PowerPoint 2010 文件中由安全时间戳服务器加盖时间戳的签名具有公证效力。

为了提供以上保证,内容创建者必须使用满足下列条件的签名对内容进行数字签名:

  • 该数字签名有效。
  • 与该数字签名关联的证书有效(没有过期)。
  • 签名人或组织(即发布者)受信任。
  • 要点  无论签名证书已使用了多长时间或吊销状态如何,具有有效时间戳的已签名文档都被视为具有有效的签名。

  • 与数字签名关联的证书由有声望的证书颁发机构 (CA) 颁发给签名发布者。

请参阅

  • 对宏项目进行数字签名
  • 添加、删除或修改文件的受信任位置
  • 添加、删除或查看受信任的发布者
  • 获取用于创建数字签名的数字证书

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